شما احتمالا در حال حاضر اصطلاح "اتوماسیون اداری" را پیدا خواهید کرد، اما ممکن است بدانید اتوماتیک دفتر چیست؟
نگهداری ذخیره سازی داده های قوی، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی به حداکثر رساندن کسب و کار اصلی اتوماسیون اداری کمک می کند. تاریخ اتوماسیون اداری جدید شروع شد زمانی که ابزار ورود و کپی به صورت دستی تغییر یافت.
ظهور رایانه های شخصی، اتوماسیون رایج ترین سیستم عامل های امروز را متحول کرد و تعامل کاربر به پایان رسید. بخش های مختلف کسب و کار همچنین تاثیر می گذارد. در هر کسب و کار، هر روز برای فعالیت های روزانه خود از کامپیوتر استفاده می کنند. حتی کوچکترین شرکت ها از فناوری های کامپیوتری برای نوشتن اطلاعات مالی، دارایی، پرداخت (دستمزد، حقوق و غیره) و سایر اطلاعات کسب و کار استفاده می کنند. به ما بگویید که اتوماسیون اداری چیست؟
مطمئن باشید که بخوانید:
مشاوره چیست و منافع چیست؟
مدیریت تغییرات در سازمان و نحوه پیاده سازی آنها
دانش درباره مدیریت، دانش، مزایا و موفقیت چیست؟
در دهه 1980، در بعضی از شرکت ها و ادارات، اتوماسیون اداری شروع به استفاده و استفاده شد. اما در دهه 90 این ابزار جدید تبدیل به یکی از اولویت های کار اداری شده است.
اساس اتوماسیون اداری چیست؟
به طور کلی، اتوماسیون 3 نقش مهمی دارد: ذخیره سازی، تبادل و مدیریت داده. هر یک از این زمینه ها، نرم افزار و فن آوری ها برای اهداف پیشرفته مورد استفاده قرار می گیرند.
ذخیره اطلاعات
اولین بخش دفتر کار ذخیره سازی اطلاعات است. ذخیره سازی اطلاعات عموما به ثبت فرم های مختلف اسناد اداری مرتبط است. استفاده از داده ها شامل دانلود و ویرایش داده ها، تصاویر یا داده های جدول می باشد. نرم افزار دسکتاپ و پردازش متن، داده های متنی، گرافیک خام و صفحات گسترده نیز کار آسان با داده های دیجیتال را آسان می کند. برنامه های تصویر نیز می توانند تصاویر را ویرایش کنند.
نرم افزار و برنامه های پردازش متن مسائل متن و متن را ساده می کند.
یکی از ویژگی های اصلی این نرم افزار انتخاب قالب ها، فونت ها، پاورقی ها و عنوان کاربر است. بنابراین، هر بار که فایل مورد استفاده را دوباره استفاده می کنید، نیازی نیست که موارد لیست شده را دوباره تعریف کنید. با کمک نرم افزار جدید چاپ و نشر، آسان است که پیام را با عکس ها، تصاویر، گرافیک، جلوه های گرافیکی و غیره ترکیب کنید.
پردازش دسته ای و نرم افزار های سیستمی، یک تظاهرات جدید از اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال، این اطلاعات بصری، از جمله اطلاعات بصری، عکس ها و سایر گرافیک ها مانند گرافیک و اطلاعات . تصاویر به فایل های دیجیتال تبدیل شده و نحوه ویرایش فایل های متنی متفاوت است.
یکی از محبوب ترین برنامه های فرهنگی و کنفرانس ها دولت و کسب و کار است. با استفاده از نرم افزار چند رسانه ای می توانید سخنرانی هایی مانند تصاویر، فیلم ها، متن و موارد دیگر را اضافه کنید. صفحات گسترده همچنین به شما امکان می دهند تا داده های دیجیتالی را دستکاری و دستکاری کنید. نمونه اصلی این محصولات نرم افزاری و Lotus 123 است. این برنامه ها در ثبت و ردیابی کسب و کار به خوبی قابل دریافت هستند.
یکی از برنامه های شناخته شده برای استفاده از یک صفحه گسترده، استفاده از متغیرها در حالت از پیش تعریف شده است. داده های داده شده بر روی نتایج به دست آمده می توانند متغیر ها را تغییر دهند و متغیرهای جدید را با توجه به متغیرهای جدید مجددا محاسبه کنند. بسیاری از شرکت ها از جداول برای مدیریت مالی، برنامه ریزی مالی و حسابداری استفاده می کنند.
تبادل داده ها
تبادل اطلاعات نیز به عنوان جزء دیگری از اتوماسیون اداری، ذخیره سازی اطلاعات مهم است. انتقال الکترونیکی امکان تبادل اطلاعات بین کاربران مختلف را فراهم می کند. ایمیل، پست صوتی و ... نمونه ای از برنامه های الکترونیکی هستند. سیستم های ارسال فوری یا فوری داده (به عنوان مثال، چت های ویدیویی آنلاین، و غیره) در سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی.