نرم افزار اتوماسی.ن اداری دارای مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است.
نرم افزار اتوماسیون اداری دارای مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی.
سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است.
این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می تواند در این مجموعه به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرآیند ها تشکیل می شود که با سیستم دبیر خانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم ارشیو در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزار های سازماندهی می شود.
نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار وجود دارد که افراد می توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری ) رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از این سیستم می تواند بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با استفاده از این سیستم کار های خود را انجام دهند.
چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید استفاده می کنند، ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است.
سیستم های جامع اتوماسیون اداری، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند، واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .
برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند.
یک مجموعه کار آمد از نرم افزار اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :
• واژه پردازها
• برنامه های صفحه گسترده
• برنامه های پایگاه اطلاعاتی
• برنامه های انتشار دسکتاپ
• برنامه های مدیریت پروژه
• برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
• برنامه های مدیریت فایلهای کامپیوتری
• برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
• جستجو گرهای وب
• برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
برنامه های مدیریت سیستم مالی
برنامه های نگهداری طلاعات پرسنلی ( 2001، green )
سیستمهای اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستمها از ابزار ها و نرم افزار های عمومی مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel , Quattropropro نمایش اسلاید ها مانند powerPoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess استفاده می شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال انها در سیستمهای اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند و در سیستمهای اتوماسیون اداری به انها پرداخته نمی شود.
شاید رایج ترین سیستمهای اطلاعاتی ، همین سیستمهای اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها استفاده می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری طلاعات در سازمانها ، استاندارد سازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزار های سیستمهای اتوماسیون اداری مطابق محیط ارتیاطی داخل و خارج سازمانهاست .
برخی سازمانها از نرم افزار های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار های مستقل سیستمهای اتوماسیون اداری استفاده می کنند .
شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . با توجه به امکانات نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می توان بسیاری از خدمات اتوماسیون اداری را در انها طراحی و پشتیبانی نمود.
نگاه عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . نرم افزار اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستمهای اتوماسیون اداری تحقق می یابد.
با پیدایش سیستمهای پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند ، تابلو های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است. این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیامهای عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد. به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ای ، سیستمهای صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستمهای اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می شوند که تمامی این امکانات در قسمت دبیرخانه اتوماسیون اداریخلاصه شده اند.
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینه‌ی جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از برترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.
هنگامی‌که از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می‌کنید، همه جا دفتر کار شماست. ویرایشگر و نمایشگر تعبیه شده داخل نرم افزار، به‌کارگیری این راهکار را مستقل از هر ابزاری کرده است.
اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم قابلیت پشتیبانی از تعداد زیاد کاربران را با کارایی مناسب داراست. با افزایش تعداد کاربران در سازمان کافی‌ست سخت افزار بیشتری اختصاص دهید و نگران سرعت و کارایی سیستم اتوماسیون اداری نباشید.
این سیستم گواهی بلوغ امنیتی را از مرکز تحقیقات انفورماتیک ایران دریافت کند. این گواهینامه، ویژگیهای محرمانگی، صحت داده‌ها، صحت سیستم و مدیریت امنیت را در اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم تائید می‌کند.
اتوماسیون اداری همکاران سیستم به گونه‌ای طراحی شده است که امکان پوشش‌دهی انواع مختلف کسب و کارها و انطباق با مدل‌های متنوع گردش مکاتبات در سازمانها را دارد.
این سیستم مبتنی بر معماری سه لایه که با استفاده از تکنولوژی Java EE طراحی و پیاده‌سازی شده است. به دلیل پیاده‌سازی با استفاده از تکنولوژی Java EE، نصب و استقرار آن بر روی انواع مختلف سیستم عامل ویندوز و لینوکس امکان‌پذیر است.
شما احتمالا در حال حاضر اصطلاح "اتوماسیون اداری" را پیدا خواهید کرد، اما ممکن است بدانید اتوماتیک دفتر چیست؟
نگهداری ذخیره سازی داده های قوی، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی به حداکثر رساندن کسب و کار اصلی اتوماسیون اداری کمک می کند. تاریخ اتوماسیون اداری جدید شروع شد زمانی که ابزار ورود و کپی به صورت دستی تغییر یافت.
ظهور رایانه های شخصی، اتوماسیون رایج ترین سیستم عامل های امروز را متحول کرد و تعامل کاربر به پایان رسید. بخش های مختلف کسب و کار همچنین تاثیر می گذارد. در هر کسب و کار، هر روز برای فعالیت های روزانه خود از کامپیوتر استفاده می کنند. حتی کوچکترین شرکت ها از فناوری های کامپیوتری برای نوشتن اطلاعات مالی، دارایی، پرداخت (دستمزد، حقوق و غیره) و سایر اطلاعات کسب و کار استفاده می کنند. به ما بگویید که اتوماسیون اداری چیست؟
مطمئن باشید که بخوانید:
مشاوره چیست و منافع چیست؟
مدیریت تغییرات در سازمان و نحوه پیاده سازی آنها
دانش درباره مدیریت، دانش، مزایا و موفقیت چیست؟
در دهه 1980، در بعضی از شرکت ها و ادارات، اتوماسیون اداری شروع به استفاده و استفاده شد. اما در دهه 90 این ابزار جدید تبدیل به یکی از اولویت های کار اداری شده است.
اساس اتوماسیون اداری چیست؟
به طور کلی، اتوماسیون 3 نقش مهمی دارد: ذخیره سازی، تبادل و مدیریت داده. هر یک از این زمینه ها، نرم افزار و فن آوری ها برای اهداف پیشرفته مورد استفاده قرار می گیرند.
ذخیره اطلاعات
اولین بخش دفتر کار ذخیره سازی اطلاعات است. ذخیره سازی اطلاعات عموما به ثبت فرم های مختلف اسناد اداری مرتبط است. استفاده از داده ها شامل دانلود و ویرایش داده ها، تصاویر یا داده های جدول می باشد. نرم افزار دسکتاپ و پردازش متن، داده های متنی، گرافیک خام و صفحات گسترده نیز کار آسان با داده های دیجیتال را آسان می کند. برنامه های تصویر نیز می توانند تصاویر را ویرایش کنند.
نرم افزار و برنامه های پردازش متن مسائل متن و متن را ساده می کند.
یکی از ویژگی های اصلی این نرم افزار انتخاب قالب ها، فونت ها، پاورقی ها و عنوان کاربر است. بنابراین، هر بار که فایل مورد استفاده را دوباره استفاده می کنید، نیازی نیست که موارد لیست شده را دوباره تعریف کنید. با کمک نرم افزار جدید چاپ و نشر، آسان است که پیام را با عکس ها، تصاویر، گرافیک، جلوه های گرافیکی و غیره ترکیب کنید.
پردازش دسته ای و نرم افزار های سیستمی، یک تظاهرات جدید از اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال، این اطلاعات بصری، از جمله اطلاعات بصری، عکس ها و سایر گرافیک ها مانند گرافیک و اطلاعات . تصاویر به فایل های دیجیتال تبدیل شده و نحوه ویرایش فایل های متنی متفاوت است.
یکی از محبوب ترین برنامه های فرهنگی و کنفرانس ها دولت و کسب و کار است. با استفاده از نرم افزار چند رسانه ای می توانید سخنرانی هایی مانند تصاویر، فیلم ها، متن و موارد دیگر را اضافه کنید. صفحات گسترده همچنین به شما امکان می دهند تا داده های دیجیتالی را دستکاری و دستکاری کنید. نمونه اصلی این محصولات نرم افزاری و Lotus 123 است. این برنامه ها در ثبت و ردیابی کسب و کار به خوبی قابل دریافت هستند.
یکی از برنامه های شناخته شده برای استفاده از یک صفحه گسترده، استفاده از متغیرها در حالت از پیش تعریف شده است. داده های داده شده بر روی نتایج به دست آمده می توانند متغیر ها را تغییر دهند و متغیرهای جدید را با توجه به متغیرهای جدید مجددا محاسبه کنند. بسیاری از شرکت ها از جداول برای مدیریت مالی، برنامه ریزی مالی و حسابداری استفاده می کنند.
تبادل داده ها
تبادل اطلاعات نیز به عنوان جزء دیگری از اتوماسیون اداری، ذخیره سازی اطلاعات مهم است. انتقال الکترونیکی امکان تبادل اطلاعات بین کاربران مختلف را فراهم می کند. ایمیل، پست صوتی و ... نمونه ای از برنامه های الکترونیکی هستند. سیستم های ارسال فوری یا فوری داده (به عنوان مثال، چت های ویدیویی آنلاین، و غیره) در سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی.